Czy możemy sobie wyobrazić biuro bez segregatorów? Są nieodłączną częścią biurowej rzeczywistości w niezliczonych branżach. Przechowujemy w nich ważne dokumenty, faktury, projekty, portfolio. Ich prosta konstrukcja oraz łatwość użycia zapewniają długie i bezpieczne przechowywanie naszych papierów. Oczywiście pod warunkiem, że zdecydujemy się na dobrą jakość produktu. Segregatory wykorzystujemy nie tylko do celów biznesowych, ale także porządkujemy dzięki nim domowe rachunki, ważną dokumentację, przepisy, prace plastyczne naszych dzieci. A także faktury za zakup domowych sprzętów, gwarancje i ubezpieczenia, świadectwa pracy i umowy, akty własności, dokumentację medyczną, wyniki badań, świadectwa szkolne, certyfikaty ukończonych szkoleń i kursów. Dokumenty nie kurzą się i można łatwo zachować chronologię. Segregatory A4 i A5 przydają się również w szkołach i na studiach. Ułatwiają przechowywanie notatek, które łatwo dzięki nim uporządkować i odnaleźć, kiedy są potrzebne.

Pierwsze segregatory pojawiły się dzięki marce Leitz. Mechanizm dźwigniowy wynalazł i wprowadził w 1986 roku Louis Leitz. Ta sama marka wprowadziła kolejną innowację w 2002 roku – mechanizm 180°, który zapewnia szersze otwieranie oraz szybsze segregowanie dokumentów.

Segregatory biurowe – jakie są rodzaje i czym się różnią?

Zdajemy sobie sprawę, że wiele segregatorów jest dostępnych na rynku. Jak się połapać mając do dyspozycji tak szeroką ofertę? Przede wszystkim dobieramy je w zależności od zastosowania. Przemyślmy, do czego będziemy ich używać. Oprócz klasycznych segregatorów A4 na biurko, mamy do wyboru segregatory archiwizacyjne, ofertowe oraz na akta osobowe. Segregator do archiwizacji nie musi ładnie wyglądać, ważne, żeby był tani. Kiedy wybieramy się na spotkanie, dobrze, by produkt odpowiednio zabezpieczał dokumenty przed wypadnięciem i ładnie się prezentował. To może być nasza wizytówka.

Najczęściej stosowane są segregatory w wymiarze A4 do dokumentów firmowych i księgowych. Umożliwiają układanie faktur zgodnie z chronologią dla ułatwienia wyszukania. Pozwalają także utrzymać porządek w dokumentacji biurowej. Obecnie wybór segregatorów jest bardzo szeroki. Znajdziemy zarówno cechujące się estetycznym wyglądem, w świeżych wesołych kolorach lub stonowane, eleganckie, jak i klasyczne modele. Każdy segregator A4 oraz inne formaty posiadają na grzbiecie specjalny otwór na palec, który ułatwia wyjmowanie z półki. Dodatkowo często znajdziemy na dolnych krawędziach metalowe szyny, zabezpieczające materiał przed uszkodzeniem.

Segregator na dokumenty – wymiary i różne materiały

Przede wszystkim wybierając segregator do domu lub biura, powinniśmy określić, który rozmiar potrzebujemy. Najpopularniejszy będzie oczywiście segregator A4 (na format 210 × 297 mm), który stosujemy do dokumentów lub koszulek dedykowanych tej właśnie wielkości. Rzadziej stosowane są segregatory A5 (148 x 210 mm), czyli popularny format zeszytowy oraz rozmiar A3 na projekty (297 x 420 mm), który jest dwa razy większy od A4. Zwróćmy uwagę, że rozmiar A3 może występować zarówno w pionie, jak i w poziomie. Najczęściej wykorzystywany jest do przechowywania dokumentacji technicznej.

Drugą kwestię stanowi szerokość segregatora. Możemy nabyć bardzo cienki lub szeroki, w zależności od tego, jaką ilość dokumentów planujemy w nim przechowywać. Popularne szerokości do biurowych zastosowań to 75 mm i 50 mm. Takie wymiary segregatora spotkamy zazwyczaj na półkach. Jeśli istotne są dla nas wymienne etykiety, zdecydujmy się na segregator z kieszonką oraz wymienną etykietą do opisania zawartości. Wówczas łatwo będzie zachować porządek i odnaleźć na półce właściwy segregator. Można dokumenty wyjmować i chować do pudeł archiwizacyjnym i wykorzystywać segregator ponownie zmieniając jedynie etykietę.

Segregatory różnią się nie tylko wymiarami, ale także materiałem, z którego zostały wykonane. Mogą być na przykład z kartonu, plastiku, powlekane polipropylenem z zewnętrznej strony lub w całości. Spotkamy się zarówno z segregatorami z giętkiego i elastycznego materiału, jak i z grubego, solidnego plastiku. Droższe segregatory premium często wyposażone są w zapięcie, które dodatkowo zabezpiecza zawartość przed wypadnięciem. Cechuje je solidniejsze wykonanie, większa wytrzymałość. Mogą być dodatkowo ozdobione tłoczonym wzorem. Wykonane z PP mogą być zarówno zwykłe biurowe segregatory, jak i ofertowe.

Segregatory na biurko ringowe lub z dźwignią

Segregatory różnią się także tym, co mają w środku. Najczęściej stosowane są dwa rodzaje mechanizmów: dźwignia oraz ringi, czyli kółeczka. Segregator ringowy posiada najczęściej dwa lub cztery ringi. Może się okazać, że trzeba będzie dokument przedziurkować dwa razy lub użyć koszulki. Chyba że mamy specjalny dziurkacz, który na raz dziurkuje cztery otwory. Istotny jest również mechanizm, który przytrzymuje kartki. Przy solidnych produktach nie zacina się i mocno trzyma dokumenty. Ringi spotykamy w formie okrągłych kółeczek lub w kształcie litery D. Taki kształt umożliwia pomieszczenie większej ilości dokumentów.

Drugi rodzaj mechanizmu, czyli dźwignia jest bardzo wygodna. Nie trzeba bowiem ręcznie uchylać ringów. Do tego to bardziej bezpieczna metoda. Nie ma ryzyka, że przytrzaśniemy sobie dłoń. Oczywiście bez względu na rodzaj i wymiary segregatora dokumenty możemy przechowywać luzem po przedziurkowaniu lub trzymać w koszulkach. Zaletą koszulki jest to, że nie potrzebujemy dziurkować kartki i nie zniszczymy jej. Nie ryzykujemy, że papier się rozedrze.

Jaki segregator na biurko będzie najlepszy?

Mając stosowną wiedzę o formatach, materiałach i rodzajach ze względu na przeznaczenie, możemy zacząć wybierać, kierując się ceną, marką (Leitz, Bantex, Donau, Esselte, Office Products, QConnect) oraz ulubionym kolorem segregatora na biurko. W ofercie znajdziemy praktycznie nieograniczoną ilość kolorów i faktur. Możemy zorganizować biurową przestrzeń zgodnie z naszymi upodobaniami, wybierając swoje ulubione kolory. Wybór faktur i wzorów również jest spory. Dostępne są również dodatkowe akcesoria. Można dokupić koszulki, wymienne etykiety, przekładki różnego rodzaju i oddzielić zawartość kolorem, podzielić alfabetycznie lub numerycznie. Wtedy będzie łatwiej odnaleźć właściwy dokument. Można w ten sposób posortować też domowe dokumenty. Inny rodzaj akcesoriów to teczki kopertowe do wpięcia oraz skoroszyty. Segregatorów A4 potrzebują zarówno małe firmy, jak i duże korporacje. Podobnie szkoły oraz placówki medyczne. Pojawiają się wszędzie tam, gdzie prowadzona jest księgowość.

Segregatory ofertowe typu Panorama

Specyficznym rodzajem będzie segregator ofertowy. Charakteryzuje się tym, że można stworzyć do niego okładkę. Najczęściej wyposażony jest w ringi oraz solidne i mocne okładki. Służy do przechowywania projektów architektonicznych, wykrojników, na portfolio. Jak sama nazwa wskazuje segregator ofertowy, może służyć do prezentowania oferty. Wykorzystują je biura podróży, biura deweloperskie i wiele innych branż. Segregatory ofertowe różnią się najczęściej kolorami i średnicą ringów. Im szerszy grzbiet, tym większy ring, żeby dokumenty się pomieściły. Okładki są zabezpieczone laminowaną folią, gładką i bez odkształceń.

Segregatory archiwizacyjne

Większość firm stara się ze względu na ochronę środowiska zwiększyć elektroniczny obieg dokumentów. Coraz więcej druków wysyłamy i gromadzimy online. Niemniej wymogi i przepisy nakazują przechowywanie dokumentów razie kontroli przez 5 lat. Co robić, jeśli mamy ich wiele? Wówczas możemy sięgnąć po segregator archiwizacyjny A4. Charakteryzuje się ekonomicznym wykonaniem i niską ceną. Skoro dokumenty znajdą się w archiwum, nie musi ładnie się prezentować. Dlatego segregatory archiwizacyjne często mają szare marmurkowe kolory.

Inny sposób na archiwizację i segregację dokumentów to przełożenie dokumentów do specjalnego pudełka. Aby przedsięwzięcie przebiegło bez bałaganu i pomieszania kartek, wykorzystujemy specjalne klipsy ułatwiające wyciągnięcie wszystkich kartek naraz. Ze względu na to, że segregatory archiwizacyjne służą do długoletniego przechowywania, materiał, z którego są wykonane, to często bezkswasowy karton. Zapobiega on żółknięciu papieru.

Segregatory do zadań specjalnych

Oprócz segregatorów w nietypowych wymiarach możemy znaleźć w ofercie produkty na płyty CD i DVD oraz na wizytówki, a także segregatory na akta osobowe. Ten ostatni rodzaj spotkamy zazwyczaj w dziale kadr, gdzie przechowywana jest dokumentacja każdego pracownika. W środku znajdziemy posegregowane 4 części: A, B, C, D.

Inne dostępne wzory, to wspomniane wcześniej segregatory A4 premium z mechanizmem 180 stopni, który ułatwia otwieranie. Są bardzo ładnie wykonane i wygodne w użyciu. Dlatego często stosuje się je w podróży i przeznacza podobnie jak segregatory ofertowe do prezentacji. Jako materiał służy lekki plastik, żeby nie był ciężki. I tak dociąży go dodatkowa zawartość. Segregatory A4 premium przydadzą się do domowego biura. Oprócz swojej funkcjonalności i znakomitej jakości będą pięknie prezentowały się na regałach. Łatwiej też przetransportujemy je w razie potrzeby do siedziby firmy. Na koniec nie możemy nie wspomnieć o segregatorach ekologicznych. Posiadają certyfikat FSC i są bezpieczne dla środowiska.