Archiwizacja dokumentów: dlaczego to tak ważne? Co pomoże Ci w dobrej organizacji dokumentów?

Każda funkcjonująca na rynku firma musi się zmierzyć z niezwykle odpowiedzialnym zadaniem, jakim jest archiwizacja dokumentów firmowych. Czym należy się kierować, aby osiągnąć sukces w zakresie uporządkowanej archiwizacji dokumentów? Poznajmy obowiązujące zasady i przepisy.

Archiwizacja dokumentów: jak to robić?

Należy podkreślić, iż właściwe przechowywanie dokumentów firmowych nie jest zwykłym widzimisię właściciela lecz obowiązkiem prawnym regulowanym odpowiednimi przepisami. Owe dokumenty mają silny charakter dowodowy i są niezbędne w przypadku jakiejkolwiek kontroli przeprowadzanej w firmie. Właśnie z tego powodu powinny być przechowywane w sposób gwarantujący ich bezproblemowe i szybkie odszukiwanie „na życzenie” osoby dokonującej kontroli. Dokumenty firmowe muszą być także odpowiednio chronione przed zniszczeniem, wprowadzaniem do nich niedozwolonych zmian bądź przedostaniem się w ręce nieupoważnionych osób. Archiwizacja dokumentów to dziedzina wymagająca dobrego zorganizowania i uporządkowania. Warto przyjrzeć się wskazówkom, które podpowiadają jak należy to właściwie robić.

Archiwizacja dokumentów: zasady

Pierwsza zasada dotyczy miejsca przechowywania wszelkich dokumentów firmowych, zgodnie z którą należy je składować w siedzibie przedsiębiorstwa, miejscu prowadzenia działalności bądź miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zastosowanie się do tej prostej reguły pomoże uniknąć problemów w razie przeprowadzanych kontroli.

Kolejną ważną zasadą w kwestii archiwizacji dokumentów jest systematyczność oraz zgrane działanie wszystkich pracowników filmy. Archiwizacja nie jest jedynie jednorazowym przedsięwzięciem lecz procesem ciągłym. Zalicza się do stałych zadań każdego pracownika zatrudnionego w danej jednostce. Osiągnięcie sukcesu w tej materii nie przewiduje czasowych zaniedbań oraz chwilowej utraty kontroli nad przepływającą w firmie dokumentacją. Kontrolując sytuację na bieżąco można sobie zaoszczędzić sporo nerwów i cennego czasu.

Ostatnia zasada odnosi się do wypracowania czytelnego systemu oznaczeń. Skrupulatne stosowanie się do określonych ustaleń umożliwi wszystkim pracownikom sprawnie segregowanie dokumentów oraz ich szybkie odszukiwanie. Można w tym celu wykorzystać przyporządkowanie dokumentów do właściwej kategorii, oznaczenia kolorystyczne, uformowanie chronologiczne bądź tematyczne.

Archiwizacja dokumentów księgowych

Archiwizacja dokumentów księgowych przedsiębiorstwa powinna przebiegać w uporządkowany i kontrolowany sposób. Dokumenty kosztowe i sprzedażowe należy segregować i numerować zgodnie z KPiR oraz z zachowaniem podziału na kolejne okresy rozliczeniowe. Co więcej, Ustawa o Rachunkowości podaje konkretny czas archiwizacji poszczególnych dokumentów księgowych.

• Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – 5 lat, począwszy od rozpoczęcia roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono dane sprawozdanie;
• Księgi rachunkowe – 5 lat;
• Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
• Karty wynagrodzeń – przez okres wymaganego dostępu do zgromadzonych w nich informacji, jednak nie krócej niż 5 lat;
• Dokumenty dotyczące sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy;
• Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji – 5 lat od roku ich zakończenia;
• Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po rozliczeniu;
• Pozostałe dokumenty księgowe i sprawozdania – 5 lat.

Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów

Przystępując do archiwizacji należy się trzymać przepisów prawnych regulowanych przez określone ustawy i rozporządzenia. Zgodnie z nimi podział oficjalnych dokumentów firmowych obejmuje dwie główne kategorie.

• Kategoria A czyli materiały archiwalne, które muszą być przechowywane wieczyście.
• Kategoria B czyli materiały niearchiwalne, które po upływie określonego czasu mogą zostać zniszczone. Grupa ta dzieli się na trzy podkategorie:
• B + cyfra – cyfra umieszczona przy symbolu B oznacza liczbę lat przez jaką obowiązuje przymusowa archiwizacja danego dokumentu.
• BE + cyfra – po upływie wskazanej liczby lat oznaczone w ten sposób dokumenty wymagają przejrzenia i podjęcia decyzji o ich zniszczeniu lub ponownej klasyfikacji.
• Bc – oznaczenie dokumentów, które mogą zostać zniszczone zaraz po ich wykorzystaniu.

Archiwizacja dokumentów: przybory, które mogą się przydać

Utrzymanie ładu i porządku w dokumentach firmowych wymaga zakupu odpowiednich przyborów ułatwiających ich sprawną i bezproblemową archiwizację. Jakie akcesoria okażą się niezbędne w każdym przedsiębiorstwie? Obowiązkowym wyposażeniem każdego archiwum firmowego są między innymi segregatory wraz z koszulkami, teczki, klipsy archiwizacyjne, pudła, kontenery oraz solidne i pojemne kartoteki wyposażone w funkcjonalne przekładki wraz z indeksami i etykietami. Przechowywanie dokumentów z użyciem powyższych akcesoriów zagwarantuje całkowite bezpieczeństwo oraz pełną satysfakcję płynącą z pracy w uporządkowanej i zorganizowanej przestrzeni.