Archiwizacja dokumentów: dlaczego to tak ważne? Co pomoże Ci w dobrej organizacji dokumentów?
Każda funkcjonująca na rynku firma musi się zmierzyć z niezwykle odpowiedzialnym zadaniem, jakim jest archiwizacja dokumentów firmowych. Czym należy się kierować, aby osiągnąć sukces w zakresie uporządkowanej archiwizacji dokumentów? Poznajmy obowiązujące zasady i przepisy.
Archiwizacja dokumentów: jak to robić?
Należy podkreślić, iż właściwe przechowywanie dokumentów firmowych nie jest zwykłym widzimisię właściciela lecz obowiązkiem prawnym regulowanym odpowiednimi przepisami. Owe dokumenty mają silny charakter dowodowy i są niezbędne w przypadku jakiejkolwiek kontroli przeprowadzanej w firmie. Właśnie z tego powodu powinny być przechowywane w sposób gwarantujący ich bezproblemowe i szybkie odszukiwanie „na życzenie” osoby dokonującej kontroli. Dokumenty firmowe muszą być także odpowiednio chronione przed zniszczeniem, wprowadzaniem do nich niedozwolonych zmian bądź przedostaniem się w ręce nieupoważnionych osób. Archiwizacja dokumentów to dziedzina wymagająca dobrego zorganizowania i uporządkowania. Warto przyjrzeć się wskazówkom, które podpowiadają jak należy to właściwie robić.
Archiwizacja dokumentów: zasady
Pierwsza zasada dotyczy miejsca przechowywania wszelkich dokumentów firmowych, zgodnie z którą należy je składować w siedzibie przedsiębiorstwa, miejscu prowadzenia działalności bądź miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zastosowanie się do tej prostej reguły pomoże uniknąć problemów w razie przeprowadzanych kontroli.
Kolejną ważną zasadą w kwestii archiwizacji dokumentów jest systematyczność oraz zgrane działanie wszystkich pracowników filmy. Archiwizacja nie jest jedynie jednorazowym przedsięwzięciem lecz procesem ciągłym. Zalicza się do stałych zadań każdego pracownika zatrudnionego w danej jednostce. Osiągnięcie sukcesu w tej materii nie przewiduje czasowych zaniedbań oraz chwilowej utraty kontroli nad przepływającą w firmie dokumentacją. Kontrolując sytuację na bieżąco można sobie zaoszczędzić sporo nerwów i cennego czasu.
Ostatnia zasada odnosi się do wypracowania czytelnego systemu oznaczeń. Skrupulatne stosowanie się do określonych ustaleń umożliwi wszystkim pracownikom sprawnie segregowanie dokumentów oraz ich szybkie odszukiwanie. Można w tym celu wykorzystać przyporządkowanie dokumentów do właściwej kategorii, oznaczenia kolorystyczne, uformowanie chronologiczne bądź tematyczne.
Archiwizacja dokumentów księgowych
Archiwizacja dokumentów księgowych przedsiębiorstwa powinna przebiegać w uporządkowany i kontrolowany sposób. Dokumenty kosztowe i sprzedażowe należy segregować i numerować zgodnie z KPiR oraz z zachowaniem podziału na kolejne okresy rozliczeniowe. Co więcej, Ustawa o Rachunkowości podaje konkretny czas archiwizacji poszczególnych dokumentów księgowych.
- Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe – 5 lat, począwszy od rozpoczęcia roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono dane sprawozdanie;
- Księgi rachunkowe – 5 lat;
- Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
- Karty wynagrodzeń – przez okres wymaganego dostępu do zgromadzonych w nich informacji, jednak nie krócej niż 5 lat;
- Dokumenty dotyczące sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy;
- Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji – 5 lat od roku ich zakończenia;
- Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po rozliczeniu;
- Pozostałe dokumenty księgowe i sprawozdania – 5 lat.
Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów
Przystępując do archiwizacji należy się trzymać przepisów prawnych regulowanych przez określone ustawy i rozporządzenia. Zgodnie z nimi podział oficjalnych dokumentów firmowych obejmuje dwie główne kategorie.
- Kategoria A czyli materiały archiwalne, które muszą być przechowywane wieczyście.
- Kategoria B czyli materiały niearchiwalne, które po upływie określonego czasu mogą zostać zniszczone. Grupa ta dzieli się na trzy podkategorie:
- B + cyfra – cyfra umieszczona przy symbolu B oznacza liczbę lat przez jaką obowiązuje przymusowa archiwizacja danego dokumentu.
- BE + cyfra – po upływie wskazanej liczby lat oznaczone w ten sposób dokumenty wymagają przejrzenia i podjęcia decyzji o ich zniszczeniu lub ponownej klasyfikacji.
- Bc – oznaczenie dokumentów, które mogą zostać zniszczone zaraz po ich wykorzystaniu.
Archiwizacja dokumentów: przybory, które mogą się przydać
Utrzymanie ładu i porządku w dokumentach firmowych wymaga zakupu odpowiednich przyborów ułatwiających ich sprawną i bezproblemową archiwizację. Jakie akcesoria okażą się niezbędne w każdym przedsiębiorstwie? Obowiązkowym wyposażeniem każdego archiwum firmowego są między innymi segregatory wraz z koszulkami, teczki, klipsy archiwizacyjne, pudła, kontenery oraz solidne i pojemne kartoteki wyposażone w funkcjonalne przekładki wraz z indeksami i etykietami. Przechowywanie dokumentów z użyciem powyższych akcesoriów zagwarantuje całkowite bezpieczeństwo oraz pełną satysfakcję płynącą z pracy w uporządkowanej i zorganizowanej przestrzeni.
-
Promocja!
Wzmacniana Teczka Zawieszana Z Przekładkami Esselte Classic Niebieski
65,82 zł50,76 zł Dodaj do koszyka -
Wzmacniana Teczka Zawieszana Z Mechanizmem Skoroszytowym Esselte Classic Niebieski
41,23 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Wzmacniana Teczka Zawieszana Esselte Classic Żółty
4,31 zł3,59 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Wzmacniana Teczka Zawieszana Esselte Classic Zielony
4,25 zł3,59 zł Dodaj do koszyka -
Wzmacniana Teczka Zawieszana Esselte Classic Niebieski
2,87 zł Dodaj do koszyka -
Wzmacniana Teczka Zawieszana Esselte Classic Mix
4,63 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Wzmacniana Teczka Zawieszana Esselte Classic Czerwony
4,60 zł3,59 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Wzmacniana Teczka Zawieszana Esselte Classic Biały
2,89 zł2,73 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Wymienne Etykiety Grzbietowe Do Segregatorów Esselte Biały
9,58 zł8,00 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Wymienne Etykiety Grzbietowe Do Segregatorów Esselte Biały
10,95 zł7,07 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Teczka Zawieszkowa Q Connect Z Boczkami Karton A4 250gsm Jasnobrązowa
6,17 zł5,52 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Teczka Zawieszkowa Q Connect Karton A4 250gsm Jasnobrązowa
3,71 zł3,49 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Teczka Zawieszkowa Donau Z Wąsem A4 230gsm Żółta
5,46 zł4,29 zł Czytaj dalej -
Promocja!
Teczka Zawieszkowa Donau Z Wąsem A4 230gsm Zielona
4,95 zł4,27 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Teczka Zawieszkowa Donau Z Wąsem A4 230gsm Pomarańczowa
6,72 zł4,29 zł Czytaj dalej -
Teczka Zawieszkowa Donau Z Wąsem A4 230gsm Niebieska
5,11 zł Dodaj do koszyka -
Teczka Zawieszkowa Donau Z Wąsem A4 230gsm Czerwona
5,11 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Teczka Zawieszkowa Donau Z Wąsem A4 230gsm Brązowa
32,50 zł28,98 zł Dodaj do koszyka -
Promocja!
Teczka Zawieszkowa Donau Z Boczkami A4 230gsm Żółta
5,88 zł4,57 zł Dodaj do koszyka -
Teczka Zawieszkowa Donau Z Boczkami A4 230gsm Zielona
5,11 zł Dodaj do koszyka