Zarządzanie flotą urządzeń drukujących

Share on facebook
Share on linkedin

Samodzielne zarządzanie flotą drukarek w firmie jest dziś mało opłacalne. Największe przedsiębiorstwa decydują się coraz częściej powierzyć to zadanie usługodawcom z zewnątrz. Czy to dobry wybór? Co możemy zyskać na odpowiednim zarządzaniu urządzeniami drukującymi w naszym miejscu pracy?

Człowiek zużywa dziś na wszystko mniej czasu, a więcej pieniędzy i właśnie to nazywa się dziś postępem – twierdził kilkadziesiąt lat temu Frank Sinatra, gdy przemysł i usługi były na nieporównywalnie niższym poziomie niż współcześnie.

Nowoczesne standardy mówią nam coś zgoła odmiennego. Rozwojem przecież określamy coś, co pochłania nie tylko mniej czasu, ale też pieniędzy. Podczas, gdy zarządzanie czasem wychodzi nam coraz lepiej, to jednak nadal mniejszą wagę przykładamy do tego, jak są wydawane nasze pieniądze. Dotyczy to również zarządzania drukiem.

Rachunek sumienia drukującego – nasze najdroższe grzechy związane z drukowaniem

Drukowanie to dziś konieczność. Dlaczego jednak wielu z nas sądzi, że dostarczanie papieru ksero, uzupełnianie tuszy, naprawianie maszyny to również obowiązek, którego nie można powierzyć innym?

Samodzielne zarządzenie flotą drukarek w firmie jest mniej opłacalne niż współpraca z firmą outsourcingową z co najmniej kilku powodów. Na pierwszy plan wysuwają się tu oczywiście koszty zużycia papieru, materiałów eksploatacyjnych takich jak tonery czy tusze oraz serwis. Ktoś pewnie teraz stwierdzi, że przecież bez względu na to, czy nasze maszyny będą pod opieką firmy zewnętrznej, czy też nie, koszty ani drgną.

Badania „HP Imaging and Printing” wskazują jednak, że firmy, które nie mają planu na to, jak zarządzać materiałami eksploatacyjnymi, ponoszą niejednokrotnie wyższe koszty niż te, które kierują się ściśle ustaloną strategią. Jak wskazuje Gartner Group, gdy nie mamy planu na to, jak zarządzać drukiem, koszty, które poniesiemy mogą sięgnąć od 6% do aż 13% wszystkich wydatków w roku. Natomiast, gdy wcześniej ustalimy plan działania koszty spadają od kilku do – w niektórych przypadkach - aż 10 punktów procentowych.

Oczywiście, sami możemy ustalić strategię. Jednak jak pokazują badania, gdy sami planujemy, ile wydamy na dane urządzenie wielofunkcyjne, zazwyczaj nie doszacowujemy całkowitych kosztów druku o 30% do nawet 50%. Nie jesteśmy w takiej sytuacji sami, ponieważ w ten sposób postępuje większość osób samodzielnie obliczających nie tylko te, ale również jakiekolwiek inne wydatki.

Można tu wskazać dwa główne powody, dlaczego nasze obliczenia nijak mają się do rzeczywistości. Wynika to przede wszystkim z naszej natury optymistów, która każe brać nam pod uwagę jak najmniejsze koszty. Po drugie, tworząc tego typu plany, często nie zwracamy uwagi na zasady, które przecież sami ustaliliśmy i działamy spontanicznie. Efekt jest taki, że realne wydatki przewyższają te szacowane.

Dlatego decyzja o tym, by powierzyć firmie zewnętrznej zarządzanie flotą druku, jest jedną z najbardziej przemyślanych i korzystnych z punktu widzenia naszego przedsiębiorstwa. Raport HP pokazuje, że dając to zadanie komuś spoza naszej firmy, możemy oszczędzić do 30% z wcześniej ponoszonych kosztów druku.

Zarządzanie flotą druku z zewnątrz– co oznacza w praktyce?

Kontrola, a zarazem zmniejszenie kosztów operacyjnych, redukcja liczby urządzeń drukujących, a co się z tym wiąże polepszenie produktywności, to główne korzyści dla klientów, które proponują firmy outsourcingowe.

I rzeczywiście, gdy ktoś inny przejmuje kontrolę nad naszymi urządzeniami, my nie tylko nie musimy martwić się o materiały do eksploatacji, ale również o naprawę w przypadku zepsucia się sprzętu. Ponadto, firma z zewnątrz obliczy dokładnie, ile rzeczywiście potrzeba nam urządzeń drukujących oraz materiałów i w razie potrzeby ograniczy liczbę drukarek i papieru. Te działania sprawią, że poniesione koszty będą niższe, a powietrze czystsze. Dlaczego?

Marnotrawstwo papieru ksero będzie nas słono kosztować

Badania przeprowadzone przez Gartner Group wskazują, że w polskich firmach jeden pracownik marnotrawi miesięcznie średnio 50 kartek papieru A4. Poniesione straty finansowe są często niezauważalne, bo na przykład przy 250 pracownikach miesięczny koszt zniszczonych kartek waha się w granicach kilkuset złotych. Rzeczywista cena tego typu działań jest jednak nieporównywalnie wyższa.

Przeanalizuj jeszcze raz powyższą sytuację. Jeśli każda osoba w 250-osobowej firmie marnuje 50 kartek papieru to miesięcznie do niszczarki wpada 12,5 tysiąca arkuszy A4! Na wyprodukowanie 1 tony papieru, czyli 10 tysięcy kartek A4 potrzeba 17 drzew. W tym przypadku, oznacza to, że 21 drzew jest wycinanych na marne. W skali roku firma niszczy papier pozyskany z 252 drzew, a stąd już łatwo można wywnioskować, że każdy członek 250-osobowej firmy jest odpowiedzialny za wycięcie jednego drzewa rocznie.

Drzewo, aby można było z niego zrobić papier, musi rosnąć co najmniej osiem lat. Czym więc będziemy oddychać skoro co roku swoim lekkomyślnym działaniem przyczynimy się do wycięcia jednego drzewa, a przy tym nie posadzimy żadnego?

Jak być eco-friendly, czyli urządzenia wielofunkcyjne przyjazne środowisku

Ekologiczne zarządzanie flotą druku nie dotyczy jedynie kwestii związanych z papierem, ale także ze sprzętem drukującym. Nieodpowiednie zarządzanie urządzeniami może podobnie jak marnotrawiony papier, utrudnić nam w przyszłości oddychanie. Każde z urządzeń drukujących, które jest użytkowane w naszej firmie, ma równie duży wpływ na atmosferę co papier. Czym zatem kierować się w wyborze sprzętu, by było przyjazne środowisku?

Gdy decydujemy się na konkretne urządzenia drukujące powinniśmy zwrócić uwagę na dostępne opcje takie jak: opcja druku dwustronnego czy możliwość wykonania kopii próbnej, zanim zdecydujemy się na wydrukowanie pełnego dokumentu. Nie bez znaczenia są również tryby, w które można wprowadzić nasze urządzenie, tj.: tryb oszczędzania tonera, tryb uśpienia czy tryb oszczędzania energii. Dzięki wykorzystaniu tych narzędzi drukowanie w środowisku biurowym staje się bardziej ekologiczne.

Największe korzyści nie tylko dla naszej planety, ale przede wszystkim dla naszej kieszeni, przynosi redukcja liczby urządzeń w biurze. W ten sposób ograniczamy wydatki na prąd. Ponadto mniej urządzeń drukujących w naszej firmie przyczyni się do ograniczenia emisji dwutlenku węgla.

Usługi firm zewnętrznych związanych z opieką nad flotą drukarek w przedsiębiorstwie stosuje się na szeroką skalę w krajach anglosaskich. To Brytyjczycy są pionierami tego typu rozwiązań. Na brytyjskim przykładzie wzorują się polskie firmy. Szacuje się, że do 2020 r. 70% przedsiębiorstw zatrudniających 250 i więcej osób będzie korzystać z rozwiązań outsourcingowych.