Zadbaj o bezpieczne przechowywanie danych osobowych. Przygotuj się na RODO
Ustawa o Ochronie Danych Osobowych
We współczesnym, skomputeryzowanym świecie, kradzież danych osobowych okazuje się być bardzo prosta. Aby zapobiec narastającemu niebezpieczeństwu, parlament Unii Europejskiej stworzył RODO – Ustawę o Ochronie Danych Osobowych. Nowe rozporządzenie zostanie wprowadzone 25 maja 2018 roku. Uaktualniona Ustawa oOchronie Danych Osobowych jest niezbędna w związku z szybkim tempem rozwoju Internetu oraz postępem cyfryzacji. Nie narzuca ona dokładnego sposobu ochrony danych – określa jedynie jej obszary, reszta zależy od firmy. Nowe przepisy dotyczą nie tylko ogromnych korporacji, ale również sklepów internetowych czy mniejszych biznesów. Niezastosowanie się do sugerowanych zmian może skutkować nałożeniem kary. Przygotowaliśmy dla Ciebie cykl artykułów, dzięki któremu poznasz i zrozumiesz ustawę, a także dowiesz się, jak jej przestrzegać.
Po drugie: Archiwizuj
Na czym tak właściwie polega archiwizacja dokumentów? Jest to klasyfikacja i zabezpieczenie w celu przechowywania ich przez określony czas. Archiwizując, nadaje się dokumentom oznaczenia literowe. Gdy okres obowiązkowego przechowywania minie, przedsiębiorca może zniszczyć arkusze. Wszystko zależy od symboli:
- Symbol A – dokumenty z wartością historyczną, których nie niszczy się nigdy.
- Symbol B – dokumentacja niearchiwalna.
- Symbol Bc – dokumenty, które można zniszczyć po ich wykorzystaniu.
- Symbol B + cyfra – dokumentacja, którą po ilości lat oznaczonej cyfrą należy przejrzeć ze względu na treść i charakter. Po sprawdzeniu można zniszczyć ją lub nadać jej inny symbol.
Archiwizacja jest podstawową kwestią w polityce RODO. Niezależnie od firmy – państwowa czy prywatna – każdy właściciel będzie zobowiązany do prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania. Wprowadzony zostanie przymus potwierdzenia stosowania polityki backupu i archiwizacji. Działanie te będą musiały być opisywane, ponieważ w przypadku kontroli konieczne stanie się udostępnianie takich rejestrów.
Zasady, których warto przestrzegać
Jedna z licznych zasad, która wspiera proces archiwizacji dotyczy pomieszczeń służbowych. Jeśli opuszczasz swoje biuro, nie pozostawiaj go niezabezpieczonego – ani w godzinach pracy, ani poza nimi. Dzięki temu unikniesz nieprzyjemnych sytuacji związanych z wejściem do niego osoby nieupoważnionej, która nie ma dostępu do niektórych, bardziej poufnych dokumentów. Zadbaj także o biurko. Unikaj zostawiania swoich dokumentów bez nadzoru – tym bardziej, jeśli zawierają istotne, poufne dane. Gdy wychodzisz, posegreguj je i umieść w szafce zamykanej na klucz. Nie zostawiaj ich także obok drukarki, ponieważ każda z obecnych w biurze osób może z łatwością mieć do nich dostęp. Pamiętaj, że zaniedbanie obowiązków względem ochrony danych może pociągnąć za sobą poważne konsekwencje. Czyste otoczenie to bezpieczeństwo.
Gdzie umieścić papierową dokumentację?
Wśród kilku, a nawet kilkunastu materiałów przeznaczonych do archiwizacji, świetnie sprawdzają się segregatory. W naszym sklepie wybór tych artykułów biurowych jest ogromny – posiadamy najróżniejsze marki, formaty i kolory. Na niektórych segregatorach przeznaczonych do archiwizacji została wyznaczona specjalna przestrzeń, gdzie naklejono białą etykietę– po to, abyś mógł zapisać na niej odpowiedni symbol. Dzięki temu łatwiej odnajdziesz wybraną dokumentację. Funkcjonalne są także te, które posiadają wymienną etykietę. Dzięki temu dowolnie możesz zmieniać zawartość i opis. Zrób miejsce w swojej szafie biurowej i kup u nas segregatory! Zapewniamy, że nie pożałujesz!
Do segregatora przydadzą się koszulki!
Jeśli nie chcesz dziurawić wszystkich dokumentów dziurkaczem, koniecznie zainwestuj również w koszulki. Na AliBiuro znajdziesz te przydatne artykuły biurowe w wyjątkowej cenie. Koniecznie sprawdź naszą ofertę. Dzięki koszulkom Twoje zarchiwizowane dokumenty będą jeszcze bardziej bezpieczne. A przecież o to chodzi, prawda? Poza tym bardzo ułatwią Ci one przeglądanie dokumentów, stanie się to zdecydowanie wygodniejsze i szybsze. Już dziś kup koszulki krystaliczne lub groszkowe w odpowiednim rozmiarze i zabezpiecz swoje arkusze, do których przecież niebawem wrócisz.
Pomocne pudła do archiwizacji
Na AliBiuro kupisz także pudła archiwizacyjne w różnych kolorach i rozmiarach. Będziesz mógł umieścić w nich swoje segregatory lub po prostu stertę posegregowanych, spiętych dokumentów. Wybierz te, które posiadają boczne uchwyty – dzięki nim w łatwy sposób je przeniesiesz. A może wolisz te otwierane od góry lub z osobną pokrywą? Gruby karton zapewni całkowite bezpieczeństwo Twoim dokumentom, a miejsce przeznaczone na opis sprawi, że bez problemu określisz zawartość pudła. Na co czekasz? Kup pudła, spakuj do nich zarchiwizowane dokumenty i ciesz się porządkiem!
