Archiwizacja dokumentów w trzech prostych krokach

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

W dzisiejszych czasach informacja jest jednym z najcenniejszych zasobów. Zarządzanie i archiwizacja dokumentów zawierających istotne dane jest ważnym elementem pracy każdego przedsiębiorstwa. Uporządkowane dokumenty ułatwiają prowadzenie firmy i niosą ze sobą wiele korzyści.

Niestety utrzymanie porządku w dokumentach nie zawsze jest łatwe. Zastanówmy się więc nad tym, ile czasu i w jaki sposób powinniśmy je przechowywać, by nie narazić się różnym instytucjom. Określmy więc go i przejdźmy przez jego najważniejsze punkty.

Po pierwsze: Zastanów się, ile musisz przechowywać konkretne dokumenty!

Archiwizacja firmowych dokumentów dla wielu z nas jest tak irytującą czynnością, że zamiast zająć się porządkowaniem ważnych papierów, wolimy je po prostu wyrzucić. Zanim jednak znajdą się one w koszu niszczarki, przypomnijmy sobie, ile należy je przechowywać. Aby było łatwiej, najpierw sklasyfikujmy dokumenty wedle dwóch głównych kategorii: dokumentów archiwalnych i dokumentów niearchiwalnych. Te, które należą do pierwszej kategorii są przechowywane w instytucjach wyznaczonych przez archiwum państwowe. Prawo określa, że muszą być one przechowywane wieczyście. Zaliczamy do nich dokumenty akta sądowe, dokumentację techniczną o istotnym znaczeniu, oryginały map czy rejestry publiczne i inne dokumenty mające wartość historyczną. Niemal wszystkie nasze dokumenty firmowe będą należeć do grupy dokumentów niearchiwalnych, które będą mogły zostać zniszczone po czasie określonym przez odpowiednie ustawy. Prawo klasyfikuje je na trzy sposoby.

Pierwszy to B z dopisaną liczbą: 5, 15 albo 25, która oznacza, po jakim czasie mogą one zostać zniszczone. Ustawa stanowi, że lata powinniśmy liczyć od 1 stycznia następnego roku od momentu stworzenia konkretnej dokumentacji. Akta o znikomym znaczeniu, które, gdy już przestaną być potrzebne, mogą zostać wyrzucone, ustawa oznacza literami BC.

Dokumentami o najwyższej randze w tej drugiej kategorii są te oznaczone symbolem BE, przy którym zwykle widnieje liczba lat, przez które możemy je przechowywać. Po tym okresie musimy je przekazać do archiwum państwowego. Przeprowadzona tam ekspertyza wykaże, czy dokumenty powinny zmienić status na archiwalne i z tego powodu zostać przekazane do Archiwum Państwowego.

W myśl ustawy, przez 5 lat powinniśmy przechowywać przede wszystkim dokumenty ZUS, które powstały po 1 stycznia 2012 roku, natomiast te powstałe wcześniej należy przechowywać 10 lat. Dokumentacja księgowa, do której zaliczamy przede wszystkim ewidencje, dowody księgowe, rejestry, dokumenty inwentaryzacyjne, również powinna być trzymana 5 lat w firmie. Karty wynagrodzeń, lista płac i cała dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez co najmniej 50 lat.

Po drugie: Wybierz sposób archiwizacji akt osobowych!

Powoli mijają już czasy, gdy dokumenty przechowywało się w na regałach w wielkich firmowych archiwach. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się obecnie na archiwizację w formie elektronicznej. Wybierając ten sposób przechowywania dokumentów musimy jednak spełnić szczegółowe zasady określone w rozporządzeniu w tej sprawie. Możemy archiwizować „księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe”. Warunkiem jest posiadanie komputera z odpowiednią ochroną, a także posiadanie urządzenia, które pozwoli na odtworzenie dowodów w postaci druku. Jeśli księgowość prowadzimy w odpowiednim oprogramowaniu rachunkowym to możemy w nim archiwizować swoją księgowość.

Musimy pamiętać, że istnieje również szereg dokumentów, których w żadnym wypadku nie możemy przechowywać w formie elektronicznej. Ustawa wskazuje na „dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, dokumenty dotyczące powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki”. Możemy również przechowywać nasze dokumenty w tradycyjny, papierowy sposób. Wszystkie dokumenty powinniśmy najpierw uporządkować chronologicznie. Następnie powinniśmy zastanowić się, które druki mogą łatwo wyblaknąć i sporządzić ich kopię za pomocą kserokopiarki czy innego urządzenia.

Teraz przydadzą nam się koszulki na dokumenty, do których możemy powkładać wszystkie kartki. Warto również zaopatrzyć się w segregatory, teczki archiwizacyjne czy też pudełka albo szafki do przechowywania materiałów. Dzięki temu uda nam się zachować porządek w papierach. Aby bez trudu odróżnić konkretne segregatory można podpisać je markerami albo ponaklejać etykiety samoprzylepne na grzbiety segregatorów.

Po trzecie: Kontroluj swoje dokumenty biurowe!

Przygotuj wykaz wszystkich dokumentów, które uporządkowałeś. To pomoże ci odnaleźć się w tej ogromnej ilości materiałów. Jeśli prowadzisz dużą firmę, to z pewnością nie robisz tego ręcznie. Swoją ewidencję z pewnością prowadzisz z wykorzystaniem oprogramowania komputerowego, stworzonego specjalnie do tego celu. Dzięki niemu bez trudu, kilkoma kliknięciami wyszukujesz ty lub twoi pracownicy najpotrzebniejsze akta.

Nie zapomnij o zniszczeniu w niszczarce, dokumentów, które nie są już Ci potrzebne. Wyrzucenie ich do zwyczajnego kontenera na śmieci może wbrew pozorom skończyć się dla Ciebie niekorzystnie. Nie ryzykuj! Wyrzucanie dokumentów do kontenera może sprawić, że trafią one w ręce konkurencji, która może je wykorzystać przeciwko interesom Twojej firmy. Pamiętaj, że kontrolowanie dokumentów jest ważne, ale nie przesadź i nie trzymaj ich w swoim domu. Ustawa przecież jasno stanowi, że wszelką dokumentację można przechowywać albo w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, albo w siedzibie firmy, albo w jej oddziale. Za niedostosowanie się do tego przepisu grożą sankcje karne.