Archiwizacja dokumentów w trzech prostych krokach

Archiwizacja dokumentów w trzech prostych krokach Ciekawostki

W dzisiejszych czasach informacja jest jednym z najcenniejszych zasobów. Zarządzanie i archiwizacja dokumentów zawierających istotne dane jest ważnym elementem pracy każdego przedsiębiorstwa. Uporządkowane dokumenty ułatwiają prowadzenie firmy i niosą ze sobą wiele korzyści.

Niestety utrzymanie porządku w dokumentach nie zawsze jest łatwe. Zastanówmy się więc nad tym, ile czasu i w jaki sposób powinniśmy je przechowywać, by nie narazić się różnym instytucjom. Określmy więc go i przejdźmy przez jego najważniejsze punkty.

Po pierwsze: Zastanów się, ile musisz przechowywać konkretne dokumenty!

Archiwizacja firmowych dokumentów dla wielu z nas jest tak irytującą czynnością, że zamiast zająć się porządkowaniem ważnych papierów, wolimy je po prostu wyrzucić. Zanim jednak znajdą się one w koszu niszczarki, przypomnijmy sobie, ile należy je przechowywać. Aby było łatwiej, najpierw sklasyfikujmy dokumenty wedle dwóch głównych kategorii: dokumentów archiwalnych i dokumentów niearchiwalnych. Te, które należą do pierwszej kategorii są przechowywane w instytucjach wyznaczonych przez archiwum państwowe. Prawo określa, że muszą być one przechowywane wieczyście. Zaliczamy do nich dokumenty akta sądowe, dokumentację techniczną o istotnym znaczeniu, oryginały map czy rejestry publiczne i inne dokumenty mające wartość historyczną. Niemal wszystkie nasze dokumenty firmowe będą należeć do grupy dokumentów niearchiwalnych, które będą mogły zostać zniszczone po czasie określonym przez odpowiednie ustawy. Prawo klasyfikuje je na trzy sposoby.

Pierwszy to B z dopisaną liczbą: 5, 15 albo 25, która oznacza, po jakim czasie mogą one zostać zniszczone. Ustawa stanowi, że lata powinniśmy liczyć od 1 stycznia następnego roku od momentu stworzenia konkretnej dokumentacji. Akta o znikomym znaczeniu, które, gdy już przestaną być potrzebne, mogą zostać wyrzucone, ustawa oznacza literami BC.

Dokumentami o najwyższej randze w tej drugiej kategorii są te oznaczone symbolem BE, przy którym zwykle widnieje liczba lat, przez które możemy je przechowywać. Po tym okresie musimy je przekazać do archiwum państwowego. Przeprowadzona tam ekspertyza wykaże, czy dokumenty powinny zmienić status na archiwalne i z tego powodu zostać przekazane do Archiwum Państwowego.

W myśl ustawy, przez 5 lat powinniśmy przechowywać przede wszystkim dokumenty ZUS, które powstały po 1 stycznia 2012 roku, natomiast te powstałe wcześniej należy przechowywać 10 lat. Dokumentacja księgowa, do której zaliczamy przede wszystkim ewidencje, dowody księgowe, rejestry, dokumenty inwentaryzacyjne, również powinna być trzymana 5 lat w firmie. Karty wynagrodzeń, lista płac i cała dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez co najmniej 50 lat.